Логин

Пароль или логин неверны

Введите ваш E-Mail, который вы задавали при регистрации, и мы вышлем вам новый пароль.



 При помощи аккаунта в соцсетях


Menu Menu

Журнал «ПАРТНЕР»

Журнал «ПАРТНЕР»
Журнал "Партнер" >> Собственное дело
«Партнер» №7 (154) 2010г.

Деловое совещание

Деловое общение

Вениамин Левицкий (Магдебург)

Одним из важных видов делового общения является деловое совещание - коллективное открытое и свободное обсуждение тех или иных вопросов с целью выработки общего решения. Решения, принимаемые на деловых совещаниях в любых его формах (собрания, заседания, семинары), обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев.

В соответствии с целями, деловое совещание может быть оперативным, проблемным, информационным, разъяснительным, учебным. Любой вид делового совещания должен включать три этапа: подготовка совещания, его проведение и период после совещания.

Подготовка совещания

Подготовкой делового совещания могут заниматься либо непосредственно руководитель организации, либо его заместители, или соответствующие работники управленческого аппарата. Подготовка включает определение тематики, формирование повестки дня, определение задач совещания и его общей продолжительности, даты и времени начала, докладчика, состава участников, примерного регламента работы. При этом рекомендуется руководствоваться следующими требованиями:

1. Проводится деловое совещание в случае, если есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений участников, анализе трудных ситуаций и проблем, принятии решений по комплексным проблемам. Альтернативой совещания могут быть решения, принимаемые руководителем или управленческим аппаратом, несколько деловых телефонных звонков, объединение с другим совещанием, совещание по селектору, совещание с использованием Интернета.

2. Дата, время и место проведения совещания определяются с учетом удобства его участников, возможности к нему подготовиться, наличия помещения с необходимыми средствами отображения информации, звукоусиливающей аппаратурой и компьютерной техникой.

Целесообразно устраивать совещания в конце рабочего дня или во второй его половине. Длительность совещания с учетом психологических и физиологических возможностей его участников не должна превышать полутора-двух часов. 3. Определяются предварительные цели совещания и соответственно пункты его повестки: доклад, выступления, подготовка решений, информация, его ведущий.

4. Назначается докладчик, в случае необходимости - содокладчики, ведущий собрания (им может быть либо руководитель организации, либо, если руководитель является докладчиком, один из его заместителей). Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию (групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений), организаторам совещания желательно заранее подобрать диспутантов - достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения их оппонентов. Как показывают исследования, чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже - сидящие рядом. Поэтому, зная характеры приглашенных, желательно на совещании рассадить участников с учетом этого обстоятельства.

5. Приглашаются на совещание только те сотрудники (работники) организации (фирмы), которые выступают с докладами; располагают соответствующими специальными знаниями; исполняют принимаемые на совещании решения; ответственны за исполнение принимаемых решений.

6. Участники делового совещания не менее чем за неделю до даты его проведения должны быть оповещены о его теме, целях, месте проведения, времени начала и окончания совещания, фамилии докладчика и содокладчиков или получить соответствующее приглашение.



Хорошая организация делового совещания содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, во многом определяя, будут ли эти отношения успешно реализовываться в интересах организации (фирмы) или же станут малосодержательными, неэффективными, если участники делового совещания не найдут взаимопонимания.

Проведение совещания

Руководитель (ведущий) совещания должен:

     начать совещание в точно назначенное время;

     согласовать с участниками правила совместной работы, установить регламент, например, установить определенный порядок: докладчику - 30 минут, на выступление - 3 -5 минут (при этом можно проинформировать о стоимости одной минуты данного совещания - заработок участников за одну минуту плюс накладные расходы);

     поручить одному из участников ведение протокола совещания;

     держать под контролем продолжительность выступлений и перерывов;

     после основного доклада и содокладов начать их обсуждение; если начало обсуждения выявило неподготовленность вопроса, необходимо снять его с обсуждения и перейти к следующей проблеме;

     давать по возможности выступить всем желающим, выслушивать мнения оппонентов, не допуская при этом экскурсы в прошлое и отклонения от темы; при необходимости уточнять сообщения отдельных участников;

     в целях усиления доказательности тех или иных положений задавать выступающим дополнительные вопросы; следить, чтобы терминология их выступлений была понятна всем присутствующим;

     тактично прерывать излишне словоохотливых диспутантов, напоминая о принятом регламенте совещания;

     регулировать направленность, деловитость выступлений, стимулируя их конкретность, содержательность, наличие реальных предложений;

     подвести итоги в конце совещания и пояснить, что, кем и к какому времени должно быть сделано; оставить время для справок и информации;

     завершить совещание в точно назначенное время на позитивной ноте, поблагодарив всех участников.

Докладчик должен:

     заранее продумать свое выступление; суть проблемы излагать по памяти или с частичной опорой на текст, а не читать его (свободное изложение материала усваивает примерно 95% слушателей, а его чтение - только 35%); исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм, уделяя внимание паузам (они могут помочь слушателям осмыслить сказанное);

     привлечь как можно больше фактов, характеризующих сложность обсуждаемых вопросов, это вызовет интерес у участников совещания и вовлечет их в процесс решения проблемы;

     умело использовать цифровую информацию (как правило, хорошо воспринимаются и анализируются не более 20 цифр за 40 минут выступления), преподнося ее в виде таблиц и графиков;

     высказать свою точку зрения на решение проблемы (она может быть изменена после выслушивания мнений других участников совещания);

     оставаться во время дискуссии на нейтральных позициях - это положительно воздействует на эмоциональное состояние участников совещания.

Участники совещания должны:

     учитывать в своих выступлениях психологические особенности человеческого восприятия:

     человек высказывает 80% из того, что хочет сообщить, а слушатели воспринимают в лучшем случае 70% из этого, понимают - 60%, в памяти же у них остается от 10 до 25% полученной информации, причем память человека способна сохранить до 90% из того, что человек делает, 50% из того, что он видит, и 10% из того, что он слышит;

     интеллект лучше всего работает, если человек сидит;

     смысл фраз,составленных более чем из тринадцати слов, сознание обычно не воспринимает;

     речь можно понимать лишь при ее скорости, не превышающей двух с половиной слов в секунду;

     фраза, произносимая без паузы дольше шести секунд, перестает осознаваться;

     человек в среднем слушает других внимательно 10-15 секунд, а после начинает думать, что бы ему добавить к предмету разговора; чем он больше знаком с предметом, тем более его интересуют частности и нюансы;

     делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы распечатанного текста, записанного на компьютере с интервалом 1,5;

     чтобы человек мог воспринять передаваемую информацию, необходимо постоянно повторять ему основные мысли и положения;

     соблюдать определенные правила поведения на совещании;

     в своих высказываниях выступающий участник совещания должен брать на себя ответственность за то, что он говорит, а потому лучше говорить"Я..." ("Я считаю...", "Я думаю, что..."), а не "мы..." ("Мы считаем...", "Мы думаем, что...);

     задавая вопрос, необходимо сказать, с какой целью он задается, что хочет выяснить участник совещания;

     выступающий должен выражать свою точку зрения, стараться не делать неоправданных обобщений, говорить нужно о собственном восприятии высказываний других выступающих.



"...Деловое совещание - один из самых дорогостоящих видов служебной деятельности, в котором принимает участие большое количество работников... Деловое совещание - это работа коллективного разума. Не обременяйте коллективный разум пустяками...". Дейл Карнеги

После совещания

Руководителю организации необходимо:

     проконтролировать составление четкого итогового протокола проведенного делового совещания (по возможности он должен быть готов через 24 - 48 часов после завершения совещания); желательно, чтобы сокращенный протокол с важнейшими данными и результатами совещания был роздан всем участникам совещания в течение 24 часов после совещания;

     регулярно возвращаться к решениям и рекомендациям состоявшегося совещания и контролировать их выполнение теми сотрудниками, кому это было поручено;

     cообщить о текущем состоянии выполнения решений проведенного делового совещания на следующем совещании, включив эту информацию в его повестку дня, причем невыполненные задачи и нерешенные проблемы должны стать ее первыми пунктами.

Выполнение перечисленных требований и рекомендаций на каждом этапе делового совещания способствует повышению его эффективности.


<< Назад | №7 (154) 2010г. | Прочтено: 1703 | Автор: Левицкий В. |

Поделиться:




Комментарии (0)
  • Редакция не несет ответственности за содержание блогов и за используемые в блогах картинки и фотографии.
    Мнение редакции не всегда совпадает с мнением автора.


    Оставить комментарий могут только зарегистрированные пользователи портала.

    Войти >>

Удалить комментарий?


Внимание: Все ответы на этот комментарий, будут также удалены!

Топ 20

Что можно «списать с налогов»

Прочтено: 2383
Автор: Аль К.

Несчастный случай на производстве

Прочтено: 1843
Автор: Шлегель Е.

Интеграционный конгресс в Дортмунде

Прочтено: 1593
Автор: Никифорова М.

В бизнесмены я пойду, пусть меня научат!

Прочтено: 1491
Автор: Кримханд В.

Отпуск для «лишнего человека»

Прочтено: 1192
Автор: Шлегель Е.